WORDの目次自動作成

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第1章 本記事概要

わたしたちは、たくさんの無料レポートを作成しますよね。

他の方の無料レポートを見ていて思ったのが、
目次を手動で作成されている方がなんと多いこと!

無料レポートは、多くの方はWORDで作られていると思います。
そのWORD、ご存じのことと思いますが、
目次は自動的に作成することができるのです。

目次作成を自動で行うようにすれば、
もっと本文作成や、無料レポートの装飾などに力をまわすことができます。

そんなこともあって、
本記事でWORDの目次自動作成の方法を示したいと思います。

本記事が、みなさんのお役にたてることを願っています。


【目次自動作成のメリット】
  • 1. なにより、目次が自動で作成できる。
  • 2. 本文の修正や見出しの変更があった時、
    目次を作り直す作業を圧倒的に軽減できる。
  • 3. 関連付けされたページへ一気にジャンプできるハイパーリンク機能が
    組み込まれる。
    目次項目にはハイパーリンクが組み込まれている。
    PDF化しても、このハイパーリンクが残る。

目次は、WORDの目次作成機能で、
簡単に自動的に作成することができるのです。

本記事では、WORDによる目次作成が難しくないこと、
そしてその方法を示します。

目次作成機能を使って目次を作成しておくと、後の編集がとても楽になります。

本文を修正してページの追加や削除があったりした時、
また見出しを変更した時など、
対応する目次項目を手動で編集するのではなく、
一発「目次の更新」をするだけで、自動で修正してくれます。

また、PDF化した時でも、
目次項目のハイパーリンクが生きていますので、
読者にも親切な目次となります。

なお、
本レポートで説明しているのはWORD 2007における目次作成ですが、
WORD 2010でもほぼ同じです。

他のバージョンのWORDでもメニューは異なりますが、
ほぼ同様の機能がありますので、
全てのバージョンのWORDでも参考になるものと思います。

本レポートは目次作成作業における操作全てを示しているわけではありません。
足りない部分については、筆者まで問い合わせていただければと思います。




MapGenWordTableOfContents

図1-1 本記事概要


※ クリックすると、図が拡大します。





第2章 目次を自動作成するおおまかな手順

第1節 大まかな手順

目次作成の手順はおおまかにいって、図2-1に示すようになります。
必ずしも順番通りであるとはかぎりません。

また、本節で示す操作は全て初期設定のままで行うものです。
各操作におけるカスタマイズの方法については、第3章 詳細で示します。

TableGenProc


(1)見出しを作成する

見出しは、まず見出しとなる文字列を入力します(図2.1-1を参照)。

そして、その文字列にカーソルを置き、
ホーム」タブの「見出し1」、「見出し2」、…をクリックします。

以上で、見出しの設定は完了です。

Heading1

※ クリックすれば、図が拡大します。

Heading2
※ クリックすると、図が拡大します。


(2)見出し番号を振る

見出し番号は、まず見出し行にカーソルを置きます。

次に「ホーム」タブの「アウトライン」を選択します。

アウトラインスタイルのメニューが表示されるので、
その中から使いたいスタイルを選択します(図2.1-3参照)。

WORDの「アウトライン」とは、見出しに振られる番号のことです。

以上で、図2.1-4のように見出し番号が振られました。



05_HeadingNo

※ クリックすると、図が拡大します。


(3)ページ番号を振る

ページ番号は、以下のように付与します。

挿入」タブの「ページ番号」を選択します。
ページ番号挿入位置を選ぶメニューが表示されるので、その中から選びます
図2.1-5参照)。

以降、同じセクション(「第3章第3節(3) セクション区切り」を参照)内
ではページが増えても、減ってもページ番号は自動的に割り振られます。


06_PageNo

※ クリックすれば、図が拡大します。


(4)目次を作成する

目次は、以下のように作成します。

まず目次を起きたいページにカーソルを置きます。

参考資料」タブの「目次」をクリックし、
置きたい目次のスタイルを選んでクリックします。

以上で、目次の新規作成は完了です。

07_TableOfContens
※ クリックすると、図が拡大します。

見出しやページ数に更新があった場合、
参考資料」タブの「目次の更新」をクリックします。

目次に更新結果が反映されます。


第3章 詳細

第1節 見出しのカスタマイズ

見出しは、次の項目などが初期設定のものから変更できます。

(1) フォント
(2) 段落
(3) 罫線と網かけ

変更したい見出し(見出し1見出し2見出し3、...)を選んで右クリック、
メニューが表示されるので「変更」を選択します。

08_HeadingStyle

※ クリックすると、図が拡大します。

そうすると、図3.1-2のダイアログが開きます。

ここでフォントを変更できますが、
段落や罫線と網かけなども変更する場合には、
ダイアログ左下の「書式(O)▼」を選択して、詳細メニューを開きます。


09_ChangeHeadingStyle

※ クリックすると、図が拡大します。


(1)フォント

図3.1-2のメニューで「フォント(F)」を選択すると、図3.1-3のダイアログが開きます。

このダイアログでは、見出しのフォント種類やサイズ、文字飾りなどが変更できます。

10_HeadingFont

※ クリックすると、図が拡大します。


(2)段落

図3.1-2のメニューで「段落(P)」を選択すると、図3.1-4のダイアログが開きます。

よく変更されるのが、見出し文字列の位置を指定するインデントではないかと思います。

11_HeadingParagraph

※ クリックすると、図が拡大します。


(3)罫線と網かけ

図3.1-2のメニューで「罫線と網かけ(B)」を選択すると、
図3.1-5のダイアログが開きます。

ここでは、見出し文字列に罫線を引くとか、網かけの設定ができます。

12_HeadingUnderline

※ クリックすると、図が拡大します。

例えば、見出しに罫線を引くように設定した場合、
次のようになります。

07a_HeadingCustomizeSample

図3.1-5a 罫線を見出し例



第2節 アウトライン

13_HeadingOutline

※ クリックすると、図が拡大します。

 

このアウトラインも、

1、1.1、...、2、...」とか、
第1章、第1節、...」とか

いったスタイル以外のものを割り振ることができます。

本項では、この方法を説明します。

(1)見出し番号を振る

見出し番号の振り方については、
第2章第1節(2) 見出し番号を振る」で既に説明しました。
そちらを参照ください。

(2)見出し番号の振り直し

見出し番号を振ると、
節のレベルが章のレベルになってしまったとかって、よくありますよね。

そして、見出し番号が、自分が振りたいものと違っていると。

そういう時は、以下のようにして修正します。

ⅰ) レベルを変更したい見出し行にマウスカーソルを置き、右クリック
する。

ⅱ) マウスカーソルを「段落番号リストのレベルの変更(C)」の右へ
持っていく。

14_HeadingNo

※ クリックすると、図が拡大します。

ⅲ) マウスカーソルを新しく開いたダイアログ中の望む見出しレベルに
持っていき、マウスボタンを放す。

以上で、見出しレベルの変更は終わりです。

15_ChangeHeadingNo

※ クリックすると、図が拡大します。

 

次に、見出し番号の修正です。

図3.2-2において、「番号の設定(V)…」を選択します。
そうすると、図3.2-4のダイアログが開きます。

ここで、見出し番号をしたい値に変更します。

16_ToSetHeadingNo



(3)アウトラインを変更する

ⅰ) 文章初めの見出し1にカーソルを置く。

ⅱ) 「ホーム」タブ-「アウトライン」を選択し、
新しいアウトラインの定義(D)…」をクリックする。

17_ChangeHeadingOurline

※ クリックすると、図が拡大します。

ⅲ) 図3.2-6のダイアログが開くので、「オプション(M)」をクリックする。

18_ChangeHeadingOutline2

※ クリックすると、図が拡大します。

ⅳ) 図3.2-7のダイアログで、新しいアウトラインを定義します。
レベル1とレベル2以降とでは、設定すべき項目が多少違ってきます。

まずは、第1レベルから。

① 変更するレベルの選択
変更するレベルに「1」を選択します。

② 使用する番号の種類
使用する番号の種類を選択します。

・1、2、3、4、5、…   1、2、3、4、5、…
・一、二、三、四、五、…
・ア、イ、ウ、エ、オ、…   ア、イ、ウ、エ、オ、…
・Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ、…   ⅰ、ⅱ、ⅲ、ⅳ、ⅴ、…

などなど。

③ レベルと対応付ける見出しスタイル
レベルと対応する見出しスタイル「見出し1」を選択します。

19_SelectHeadingLevel

※ クリックすると、図が拡大します。

第2レベル以降は、以下の項目を設定します。

① 変更するレベルの選択
変更するレベルを選択します。

② 使用する番号の種類
使用する番号の種類を選択します。
レベル1の場合と同様に選択できます。

③ レベルと対応付ける見出しスタイル
レベルと対応する見出しスタイルを選択します。

④ 「次のレベルの番号を含める(D)」で、
上位レベルの番号を挿入します。
使用しない場合は、空白にしておきます。

⑤ 「リストを開始するレベルを指定する(R)」で、
上位レベルを選択します。

20_ChangeHeadingNo

※ クリックすると、図が拡大します。



(4)見出し番号の振り直しができなくなったら

見出し番号を降っていると、図3.2-9図3.2-10のようになってしまい、
思い通りにならなくてドツボにはまったことはありませんか?

こういう時は、本節(3)で示すように、アウトラインを定義し直してみて下さい。

見出し番号の設定で、いろいろ変更を繰り返すと、
余分な情報を溜め込んで、おかしな動作をすることがよくあります。

21_OutlineError



第3節 ページ番号

本節では、ページ番号の振り方を説明します。

ページ番号振りのサンプルとしては、本レポートを参照ください。
本レポートでは以下に示すようにページ番号を振っています。

① まえがき     ローマ数字小文字
② 本文       算用数字
③ あとがき     アルファベット小文字

(1)編集記号の表示/非表示

編集記号は、WORDでの作業中に目安として使う記号で、
印刷されるものではありません。

編集記号の中でも普段からよく目にしているのが、
Enter]キーを押して改行すると表示される改行記号でしょう。

この記号があることで「ここで段落が変わっているんだな」ということが分かります。

その他にも編集記号はいろいろなものがあり、
ホーム」タブ、「段落」グループの「編集記号の表示/非表示」ボタンを
クリックすることで、確認することができます。

22_EditMark

※ クリックすると、図が拡大します。


23_ExampleOfEditMark



(2)ページ区切り

文字の入力中、「1ページの中にもう文字が入らない!」と思っても、

24_PageFeed1

そのまま文字を入力し続ければ、
WORDは自動的に次のページを用意してくれます。

25_PageFeed2

【図出展】
図3.3-4図3.3-5とも
http://www.becoolusers.com/word/page-break.html

 

ですが、文章を入力し終わった後、
「(文章の流れの)キリのいいこの位置から次のページにしたい」
ということはよくあることだと思います。

そんな時は改ページを使って、
カーソルを置いた位置から強制的に次のページにすることができます。

まずは、この位置から次のページにしたいという位置に文字カーソルを置きます。

26_PageFeed3

【図出展】
http://www.becoolusers.com/word/page-break.html

挿入」タブ、「ページ」グループにある、
ページ区切り」ボタンをクリックすれば、
カーソルを置いた位置から強制的に次のページになりました!

27_PageFeed4

編集記号を表示すると、
改ページを挿入した位置にはこのような記号が表示され、
ここで改ページしましたよ、ということが分かります。

28_PageFeed5

【図出展】
図3.3-8図3.3-9とも
http://www.becoolusers.com/word/page-break.html



(3)セクション区切り

文書の途中で段組みを設定したり、
印刷方向を横向きにしたいなどときにはセクション区切りを利用します。

セクション区切りでは、以下の書式を変えることができます。

  •  余白
    用紙サイズ、印刷の向き
    プリンタの用紙トレイ
    ページ罫線
    ページ上での文字列の垂直方向の配置
    ヘッダーとフッター
    段組み
    ページ番号
    行番号
    脚注と文末脚注

 

29_DelimitParagraph

【図出展】
図3.3-10図3.3-11とも
http://www.eurus.dti.ne.jp/~yoneyama/Word2007/word2007-section.html

 

セクション区切りは、
ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループにある「区切り」から選択します。

30_DelimitSection2

※ クリックすると、図が拡大します。


(4)ページ番号を振る

ページ番号を振る一つの方法は、
第2章第1節(3) ページ番号を振る」で示しました。

もう一つは、ヘッダーとフッターが編集できる状態になっていて、
図3.3-13に示す「ヘッダ/フッター ツール」が
表示されている状態から始める場合です。

ヘッダ/フッター ツール」の「ページ番号」をクリックすれば、
第2章第1節(3) ページ番号を振る」と同じようにページ番号をふることができます。

31_ToNumberPage

※ クリックすると、図が拡大します。


(5)ページ番号が違っていたら

ページ番号が、期待通りに振られていない場合があります。

そんな時は、まず「ヘッダ/フッター ツール」の「ページ番号」メニューから
ページ番号の書式設定(F)…」を選択し、
図3.3-14図3.3-15に示す「ページ番号の書式」ダイアログを開きます。

32_PageNumberFormat

※ クリックすると、図が拡大します。

連続番号」において、

・前のセクションから継続
・セクションの開始番号を、任意に選ぶ

のどちらかを選び、ページ番号を調整します。

33_PageNumberFormat2

※ クリックすると、図が拡大します。


第4節 目次の作成

各ページの見出しとして設定した文字列から目次を作ることができます。

見出しの設定については「第3章第1節 見出しのカスタマイズ」を参照ください。

WORDの目次自動作成アイキャッチ
図3.4-1 目次の作成

【図出展】
http://softoffice-word.com/word-urawaza/word66.html



(1)目次を作成する

初めて目次を作成するには、以下に示すようにします。

以降、見出しに変更があった時、
また記事の追加や削除でペース数が変わった時などは、
目次の更新」を行います。

ⅰ) 「参考資料」タブの「目次」グループにある「目次」をクリックし、
自動作成の目次1」、または「自動作成の目次2」を選択します。

34_GenerateTableOfContents

※ クリックすると、図が拡大します。


ⅱ) 「目次の挿入」で、表示する目次のスタイルを変更することができます。
ⅰ)を行わず、ⅱ)からでも目次を新規作成することができます。

35_GenerateTableOfContents2

※ クリックすると、図が拡大します。

ⅲ) ⅱ)の操作で、図3.4-4のダイアログが開きます。
目次」タブで、目次のスタイルを変更することができます。

36_ChangeTableStyle

※ クリックすると、図が拡大します。


以上で、図3.4-5のように、目次ができました。

37_WordTableOfContents



(2)目次を更新する

既に目次作成済みの状態で、
見出しに変更があった時、
また記事の追加や削除でペース数が変わった時などは、
目次の更新」で、変更を目次に反映させることができます。

38_UpdateTableOfContents


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