Googleドライブ/ファイルとフォルダの共有

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本記事は、PDFに清書してあります。

ご入り用の方は、下に示すページへご訪問ください。


【Googleドライブ応用編: 第2弾 ファイルとフォルダの共有】 Googleドライブの共有をちゃんと理解しておかないと、あなたの大事な情報があっという間に世界中に広がってしまいます。




1 本レポート概要

Googleドライブにおけるファイルやフォルダの共有なんて、
難しいことはなにもないだろうと思っていましたが、
実際に運用してみるといろいろと問題がでてきました。

本記事は、そんな問題と解決するための基礎となる知識を授けるものです。

(1) フォルダの共有はできるのか?

公開するファイルが多いと、ファイル1つづつ共有を出すのが面倒です。
それで、
フォルダ共有ができるのかを調べることになってしまいました。

(2) Gmail以外のメールアドレスの人のアクセス制御は?

Gmail以外のメールアドレスの人のアクセス制御を、
どうやってやるのかが不明でした。

これは、Gmail以外のメールアドレスは、
Googleアカウントと関連づけを行わなければならなかったのです。

このことを知らなかったがため、手こずりました。

(3) 個人情報保護の問題

共有のレベルによっては、
他の共有者のメールアドレスや名前がわかってしまいます。

これはまずいということで、いろいろと試験。

現在(15/03/30)では、
ファイル作成者の名前しか表示されないようにする
方法がわかりました。



図1.1
Googleドライブ/ファイルやフォルダ共有における疑問と、
回答を簡単に図で示してみました。

なお、
本記事で示す図は、Googleドライブの仕様変更などにより、
必ずしもこの通りに表示されないことを予めお断りしておきます。

ToShareFolderAndFiles
図1.1 Googleドライブ/ファイルやフォルダ共有における疑問



2 ファイルやフォルダの公開レベル

まず、Googleドライブのフォルダやファイルを公開する前に、
どんな公開のレベルがあるのかを知っておかなければなりません。

また、公開のレベルによって、
Googleアカウントへのログインが必要であるのか、
ないのかも理解しておかなければなりません。

ここをきちんと理解しておかないと、

・大事な情報を世界中に流してしまう。
・大事なファイルが、世界中のだれかに書き換えられてしまう。
・メールアドレスや名前などの個人情報がダダ漏れ
・公開したつもりが、誰にもファイルやフォルダにアクセスできない

なんてことが起こりえます。


2.1 共有レベル

Googleドライブのフォルダやファイルを公開するレベルは、
さらに共有レベルアクセスレベルに分けることができます。


(1) 共有レベル

Googleドライブでの共有レベルとは、
ファイルやフォルダを公開する範囲のレベルのことです。

共有のレベルとGoogleアカウントへのログインの要不要を下表に整理しました。

01_GoogleDrive

【備考】

: Googleヘルプの表では、共有レベルが「特定のユーザー」であっても、
閲覧の時は「Googleアカウントにログイン」不要と読めます。

でも、実際に試験したところ、
Googleアカウントにログイン」しなければ 閲覧できませんでした
(2015/03/28 tested by Dotiga)。

https://support.google.com/drive/answer/2494886?hl=ja

※ 2016年04月28日確認してみたところ、表2.1-1の記載が無くなっていました。



(2) 共有レベル設定と確認の方法

共有レベルの設定と、
現在設定されている状態の確認は、以下に示すように行います。

ⅰ) ドライブ、または共有するファイルかフォルダを開きます。


ⅱ) 共有ボックスを開きます。

・ファイルを開いている時

右上の「共有」をクリックします。

・フォルダを開いている時

右上の共有アイコン03_GoogleDriveをクリックします。

・ドライブのファイルリストから

ファイルまたはフォルダの名前を選択し、
上部の共有アイコン03_GoogleDriveをクリックします。

02_GoogleDrive
図2.1-1 共有設定


ⅲ) 図2.1-2に示すダイアログの上部に、現在の共有レベルが表示されます。
内赤枠内の「▼」をクリックします。

04_GoogleDrive
図2.1-2 他のユーザーと共有

ここで共有の特定のユーザーを追加することができます。

緑枠の「ユーザー」には、
Googleアカウントを持った人の名前かメールアドレスを入力します。

なお、
ここでGoogleアカウントではない名前やメールアドレスを入力しても、
後でGoogleアカウントと関連付けを行うことができます。

メールアドレスと関連付けの方法については、
3 Googleアカウントで説明します。

青枠のところでは、その人に許可するアクセスレベルを選択します。
アクセスレベルについては、2.2 アクセスレベルで説明します。

ⅳ) 図2.1-3に示すように変更可能なアクセスレベルのリストが展開されます。
ここで、右下の「詳細設定」をクリックします。

05_GoogleDrive

図2.1-3 他のユーザーと共有/アクセスレベルの表示

ⅴ) 図2.1-4のダイアログが開きます。
ここで、現在設定されている共有レベルと、変更可能な共有レベルが
表示されます。

変更を保存する場合には、「保存」をクリックして終了します。

変更をキャンセルする場合、
または何も変更しない場合には「キャンセル」をクリックして終了します。

06_GoogleDrive

図2.1-4 リンクの共有



2.2 アクセスレベル

(1) アクセスレベル

アクセスレベルには、表2.2-1に示すように3つのレベルがあります。

表2.2-1 アクセスレベル
07_GoogleDrive

閲覧者、コメント可能な閲覧者、編集者、オーナーが
それぞれファイルやフォルダで行うことができる操作は次のとおりです。

表2.2-2 アクセスレベルでのファイルやフォルダで行うことができる操作
08_GoogleDrive

【備考】版※
Google 以外の形式で作成されたファイルでも、
Google ドライブでそのファイルの古い版を確認することができます。

また、古い版の削除やダウンロード、新しい版のアップロードも行えます。

ドライブ ヘルプ / ファイルの版の確認と管理

ⅰ) Google ドライブにアクセスします。

ⅱ) Google 形式でないファイルを選択します。

ⅲ) 上部のツールバーでメニューボタン をクリックし、
「版を管理」を選択します。

ⅳ) ファイルの現在の版と古い板が一覧表示され、
同期やアップロードが行われた日時とその実行者も表示されます。
また、次のいずれかの操作を行うこともできます。

・ファイルの新しい版をアップロードする(オーナーと編集者のみ):
新しい版をアップロード」をクリックします。

・版を削除する(オーナーと編集者のみ):
版の横のメニュー 09_GoogleDrive、「削除」の順にクリックします。

・版をダウンロードする:
版の横のメニュー09_GoogleDrive 、「ダウンロード」 の順にクリックします。

・古い版を今後も保持する:
メニュー09_GoogleDrive 、「この履歴を削除しない」 の順にクリックします。

Google 形式のファイルの版を管理する必要はありません。



(2) ファイルのアクセスレベルを変更する

他のユーザーとファイルを共有した後で、
ユーザーやグループごとにアクセスの種類を変更することができます。

ⅰ) ファイルを開きます。

ⅱ) 右上の「共有」をクリックします。

ⅲ) 共有ボックスの右下にある「詳細設定」をクリックします。

10_GoogleDrive

図2.2-1 アクセスレベルを変更する(1)

ⅳ) ユーザー名の横にあるプルダウン メニューから、
割り当てるアクセスの種類を選択します。

11_GoogleDrive

図2.2-2 アクセスレベルを変更する(2)

ⅴ) アクセスレベルを変更して、「完了」をクリックします。



(3) 共有権限を削除する

ファイルやフォルダのオーナーは、
Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドで
編集者が他のユーザーとファイルを共有する権限を削除することもできます。

こうすることで、
ファイルやフォルダの閲覧または編集権限を持つユーザーを
すべて管理することができます。

12_GoogleDrive

図2.2-3 共有設定



3 Googleアカウント

共有レベルが「特定のユーザー」の時、
Googleアカントでログオンしなければ、
ファイルやフォルダにアクセスすることができません。

その
Googleアカウントなのですが、Gmail以外のメールアドレスも使える
ということをご存じでしたか?

つまり、

Googleアカウント ⊃ Gmailメールアドレス

なのです。

Gmailアカウントは、Googleアカウントの一部だということです。

Gmail以外のメールアドレスと、
Googleアカウントの関連付けは、以下のように行います。

https://accounts.google.com/signup

ⅰ) まず、先に示したGoogleアカウント作成のページを開きます。
ユーザー名を選択」のテキストボックス下の
現在のメールアドレスを使用する」をクリックします。

13_GoogleDrive

図3-1 Googleアカウントの取得

ⅱ) テキストボックスのタイトルが、「現在のメールアドレスを使用する」が
現在のメールアドレス」に変わります。

ここにGmail以外のメールアドレス、
たとえば”someone@yahoo.co.jp”を入力します。

以降は、Gmailメールアドレス作成に同じです。

14_GoogleDrive

図3-2 Googleアカウントの取得(Gmail以外)



4 個人情報の保護

アクセスレベルが「編集者」の時、
他の共有している人の「名前=メールアドレス」を閲覧することができてしまいます。

ファイルまたはフォルダを選択し、
上部の「詳細を表示」アイコンをクリックすると、
他の共有している人の名前が表示されます。

他者にファイルやフォルダの共有権を与える時、
他のメンバの名前を知ってはならない人に
編集者」のアクセス権限を与えるべきではありません。

もちろん、
本当に共同編集を行うメンバであれば、
他の共同編集者の名前を知る必要があります。

15_GoogleDrive

図4-1 ファイルの「詳細を表示」(編集者の時)

アクセスレベルが「コメント可」、「閲覧者」の場合は、
図4-2に示すように、オーナーの名前しか知ることができません。

16_GoogleDrive

図4-2 ファイルの「詳細を表示」(閲覧者、コメント可ユーザーの時)



5 ファイルやフォルダの検索

Googleドライブ画面上部の検索ボックスを使用すれば、
ファイルやフォルダ、Google ドキュメントなどが検索できます。

もちろん Google 検索なので、瞬時に目的のファイルが見つかります。



5.1 キーワードで検索

Googleドライブ画面上部の検索ボックスに、
キーワードを入力して検索します。

17_GoogleDrive

図5.1-1 キーワードで検索



5.2 特定の条件のファイルだけを表示

検索ボックス右側の[▼]をクリックすると検索オプションが表示され、
「フォルダのみ」や「PDF ファイルのみ」などの条件で
リスト表示が可能です。

18_GoogleDrive

図5.2-1 特定の条件のファイルだけを表示(1)

さらにその条件からキーワード検索で絞り込むことも可能です。

19_GoogleDrive

図5.2-2特定の条件のファイルだけを表示(2)



5.3 検索演算子を使用して検索する

表5.3-1に示す検索演算子を使用することにより、
より詳しい検索がおこなえます。

表5.3-1 検索演算子
20_GoogleDrive


6 オーナの変更

デフォルトでは、
ドキュメント、スプレッドシート、スライドで作成したファイルや、
ドライブにアップロードしたファイルのオーナーは、
作成またはアップロードを行ったユーザーです。

これらのファイルやフォルダのオーナー権限は、
メールアドレス
(Googleアカウントと関連付けられたメールアドレス: 3 Googleアカウント参照
を持っている相手であれば誰にでも譲渡できます。

ファイルやフォルダのオーナー権限の譲渡は、次のように行います。

ⅰ) ドライブ、またはドキュメント、スプレッドシート、スライドの
ホーム画面にアクセスします。

ⅱ) 共有ボックスを開きます。

・ドライブ

ファイルまたはフォルダを選択し、
上部の共有アイコン03_GoogleDrive をクリックします

・ドキュメント、スプレッドシート、スライドのホーム画面

ファイルを開いて右上の [共有] をクリックします

ⅲ) 新しいオーナーが既に編集権限を持っている場合は、
手順 ⅳ) に進みます。

編集権限を持っていない場合は、次の手順を行います。

・[招待] 欄に新しいオーナーのメールアドレスを入力します。
・[送信] をクリックします。

ⅳ) 共有ボックスの右下で「詳細設定」をクリックします。

ファイルやフォルダのオーナー権限を譲渡する相手の名前の横にある
共有権限のメニューをクリックします。

オーナー」を選択します。

21_GoogleDrive

図6-1 オーナーの変更

ⅴ)完了」をクリックします。

オーナー権限を譲渡した後、
元のオーナーは編集者としてファイルにアクセスできます。


以上




【参考図書】






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