Googleフォームの使い方

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本記事は、PDFに清書してあります。
ご入り用の方は、下に示すページへご訪問ください。

全ページ閲覧することができます。


【Googleドライブ応用編: 第1弾 Googleフォームの使い方】アンケートフォームが簡単に作れて、ウェブサイトだけでなく、メルマガや無料レポートなどにも貼り付けることができます。


第1章 概要

本記事は、Googleフォームの使い方について整理したものです。

Googleフォームは、以下に示すような特長を持っています。

(1) 手軽に作成できる
質問や回答の選択肢、説明文を入力していくだけで、ブログやメルマガ、
はてまた無料レポートの読後感想といった問い合わせフォームを簡単に作れます。

ウェブページをデザインしたり、プログラムを書く必要はありません。

必須回答項目の設定をしたり、回答を自動検証する機能もあるので、
入力忘れや誤入力も未然に防ぐことができます。

(2) ウェブに簡単公開
作成した入力フォームは、ウェブ上で公開することが可能です。

公開範囲は細かく設定できるので、
限定された読者だけが見られる非公開のアンケート、
広く一般から回答を募集するアンケートなど、幅広い目的に利用できます。

作成したフォームを自分のブログサイトや、
メルマガ、無料レポートなどに貼り付けることも可能です。

(3) 強力な集計機能を搭載
集まった回答はGoogleフォーム内に保存できるほか、
Google スプレッドシートに保存することも可能です。

スプレッドシートの強力な分析機能を使って傾向を読み取ったり、
グラフを作成して可視化するのも簡単です。

集計も一瞬ででき、集めたデータを無駄なく活用できます。

スプレッドシートに取り込んだデータは、
Microsoft Excel® 形式やCSV形式でダウンロードすることも可能です。

Googleフォームで作ったフォームは
さまざまなところに貼り付けられるという特長により、
有効に利用すれば
読者とのコミュニーケーションがよりいっそうスムーズになるものと思います。

なお、本記事で示した図は、
Googleフォームの仕様変更などにより、

必ずしもこの通りに表示されないことを予めお断りしておきます。



第2章 フォームを作成する

本章では、Googleフォームの作り方をざーっと眺めます。

Googleフォームを作るには、Googleアカウントにログインしていなければなりません。

(1) フォームを新規作成する

Googleドライブのページを開き、
画面左上の[新規]ボタン – [その他]-[Googleフォーム]を選択します。




フォームの編集ページが開いたら、メニュー下の「テーマの変更」を選択します。

右側に「テーマを変更」のペインが現れるので、
その中から使いたいテーマを選択します。




(2) 質問を編集する

次に「表示」のメニュー項目が「テーマを変更」だったのを、
質問を編集」に選び直します。



フォームの題名を入力します。







あとは、図に示す①の「アイテムを追加 ▼」ボタンをクリックして、
アイテムを追加し編集していきます。

アイテムの編集がおわったら、
図に示す②の「完了」ボタンをクリックして、1つのアイテムの編集を完了させます。

作成したアイテムの順番は、ドラッグ&ドロップで変更することができます。



■ フォームの設定
フォームの編集画面上部の「フォームの設定」は、次のような機能となります。

フォーム ページの下部にステータス バーを表示:
フォーム下部にプログレスバーを表示する場合はオンにします。
複数ページにわたるフォームの場合に推奨。

ユーザーごとに1つの回答のみ許可(要ログイン):
回答者は、Googleのアカウントが必要です。

質問の順序を並び替える:
有効にすると、各ページの質問の順序が無作為に並べ替えられます。





(3) フォームをプレビュー

作成しているフォームは、
編集画面上部の「実際のフォームを表示」ボタンから
実際のフォームを確認することができます。








■ 確認ページ
フォームの編集画面下部の「確認ページ」は、次のような機能となります。

入力ボックス:
フォームの確認ページに表示される文章を入力します。

別の回答を送信するためのリンクを表示:
同一ユーザーがこのフォームに、
複数回の解答を許可する場合にオンにします。

フォームの結果への一般公開リンクを公開して:
有効にすると、
全ての回答者とリンクを知っているユーザーは、
このフォームの結果を表した概要グラフを閲覧できます。

回答者に送信後の回答の編集を許可:
このオプションを有効にすると、
フォームの回答者はフォームに送信した回答を編集できるようになります。
編集内容は、スプレッドシートや回答の概要に反映されます。




第3章 回答を見る

(1) 回答先のスプレッドシートを作成する

フォームの回答は、スプレッドシートに記録されます。

スプレッドシートは、フォームと同一フォルダの下に、次の名前で自動的に作成されます。

フォーム名(回答)




回答が記録されるスプレッドシートを変更する場合は、
編集画面上部の「回答」-「回答先を変更…」を選択します。




下図に示すダイアログが開きますので、
回答先のスプレッドシートを作成もしくは選択し、
作成」ボタンをクリックします。





(2) 回答結果を見る

回答結果が記入されるスプレッドシートの第1行目には、
アンケートフォームの質問がそのまま第2カラムから記入されます。

第2行目以降のカラムには、回答者が回答した結果が記入されます。

第1カラムには、回答が入力された時のタイムスタンプが記入されます。




第4章 フォームの共有

作成したフォームを公開するには、次の3通りの方法があります。

(1) URLを共有する。
(2) 「共有するリンク」内のURLを、メールなどで配布する。
(3) ウェブページに埋め込む。

(1) URLを共有する

まず、「ファイル」-「フォームを送信…」を選択します。



下図に示す「フォームを送信」のダイアログが開きますので、

Google+、Facebook、Twitter、

またはメールのなかから共有する媒体を選び入力、
そして最後に「完了」をクリックします。




(2) 「共有するリンク」内のURLを、メールなどで配布する

先の図の「フォームを送信」の「共有するリンク」をコピーし、
メール記事内に貼り付けます。

この時、「短縮URL」を使うと、
簡易のクリック解析ができるので、
フォームを開いてもらえたのかどうかを知ることができます。

Google短縮URLについては、こちらを参照ください。

https://goo.gl/



(3) ウェブページに埋め込む

まず、「ファイル」-「埋め込む...」を選択します。




図4.3-2に示すダイアログが開き、
作成したフォームを外部サイトやブログに埋め込むための HTMLタグが表示されます。

このタグをブログなどに貼り付けると、そのブログ内にフォームが表示されます。




第5章 自動返信する

Googleドライブのフォーム機能で、
管理者への通知や、
回答者へ回答のお礼のメールを送りたい場合があります。

これを実現するには以前は
スクリプトを書く必要があったのですが、
今はアドオンだけで実現できるようになっています。

このアドオンを使えば、回答して頂いた方への
自動返信(フォームで入力されたメールアドレスに送信)が
可能できるようになります。

回答があった時にも、作成者へ回答があった旨の通知も可能となります。

自動返信を可能にする「アドオン」は、次の名のものです。

Form Notifications

 

(1) アドオンのインストール

アドオン」のメニュー項目が表示されていない時は、
図5.1-1に示す画面上部右端の赤枠で囲った記号をクリックしてみて下さい

図5.1-2に示すように、「アドオン」のメニュー項目が表示されるようになります。







まず、「アドオン」-「アドオンを取得…」を選択します。




図5.1-4のダイアログが開いたら、
検索のテキストボックスに「Form Notifications」で検索します。

見つかったら、指示に従ってインストールを開始してください。




インストール途中図5.1-5のメッセージが表示されるので、
承認する」をクリックします。




以上で自動返信アドオンの組み込みは、終わりです。


(2) 自動返信のセットアップ

自動返信のセットアップ項目は、次の通りです。

ⅰ. 回答があった時に、管理者に通知されるか否か

ⅱ. 回答者に自動返信するか否か

・返信の件名
・返信文

自動返信のセットアップは、以下に示すように行います。

まず、

アドオン」-「Form Notifications」-「Configure notifications

で、設定ダイアログを開きます。




 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 Notify me

回答があったときに、管理者に通知するか
否かを選択します。

 My email adresses

回答があったときに通知する管理者の
メールアドレスを入力します。

 Send notifications after every

何回回答があったら通知するか、
回数を入力します。

 Notify respondents

回答者に返信を行うか否かを選択します。

 Which question asks for their email?

どのテキストボックスに入力ものを、
返信先のメールアドレスとして使うべきかを
選択します。

ボタンで、テキストボックスを選択します。

 Notifucation email subject

返信メールの件名です。

 Notifucation email body

返信メールの本文です。




以上を入力して、最後に「Save」をクリックします。



ちなみに、管理者には図5.2-4に示すサマリーと一緒に、
5.2-3に示すようなメールが届くようになります。







以上



参考図書












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