伝わる文章作成術: 7つのポイント

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ネットビジネスでは、
ホームページ掲載、SNS投稿、メルマガ、そして無料レポートと、
あらゆる場面で文章を書く機会があります。

文章作成があまり得意でない方、かくいうわたしもそうなのですが、
なんとか文章をひねり出すものの、時間も労力も多く使ったりしてしまっています。

それらの問題を解決するために改めて考えたいのが、文章を作成する目的です。
何のために文章を書いているのでしょう。

文章は他者に何かを伝えるための手段です。
つまり、相手にこちらの意図が伝わればそれだけで文章の役目を果たしたことになります。

ビジネス用の文章においては名文を書く必要はなく、
要所要所でポイントをおさえればある程度「伝わる」文章を作成することができます。

では、伝わる文章はどのように書けばいいのでしょうか。

本記事では、
伝わる文章を作成するうえで最低限おさえておくべきポイントを、
例を交えながらご紹介します。



本記事は、PDFに清書してあります。
ご入り用の方は、こちら↓のページを訪れてみてください。

【伝わる文章作成術: 7つのポイント】 伝わる文章作成、7つのポイントをお伝えします。




第1章 伝わる文章とは?

文章の役割は何かを伝えることです。

相手が理解しやすい文章構成、文章表現を踏襲しており、
結果、それを読んだユーザーがこちらの期待通りの行動を起こしたなら、
伝わる文章」として成立しているといっていいでしょう。



WritingAffected_01



伝わったかどうかを判断するのは、文章を読んだ相手の反応を見るしかありません。

こちらの意図が正しく伝わり、
想定した通りの行動や心境の変化を起こしてもらえれば
伝わる文章」が書けているといっていいでしょう。

最低限必要な項目のみを記載した文章であれば、
相手に余計な疑問を抱かせることなく
一度で情報を伝えることができます。

情報が多すぎるとごちゃごちゃした文章になり、
結局何が言いたいのかわからなくなってしまいます。

逆に少なすぎると相手に疑問を抱かせてしまいます。



第2章 伝わる文章

本章では、誰にでも直ぐにまねのできる、伝わる文章作成のコツをお話します。

本記事のように、
図2-1に示すようにマインドマップ図を挿入するのも一つの手です。




WritingAffected_02

図2-1 伝わる文章



マインドマップについては、次のページをご参照ください。

【無料レポート作成に大革命!!】 マインドマップを使えば、あなたも読みやすい無料レポートを作れるようになる!



第1節 理解しやすい文章構成


(1) 「5W1H」よりも「6W3H」

5W1H」は、
文章作成や報告、プレゼンなど、あらゆる場面で意識するべきと言われています。

【5W1H】
WHO(誰が)
WHEN(いつ)
WHERE(どこで)
WHAT(なにを)
WHY(なぜ)
HOW(どのように)

5W1Hでも十分なのですが、ビジネス用の文章であれば「5W1H」に

WHOM(誰に対して)
HOW MUCH(いくら)
HOW MANY(いくつ)

を加えた「6W3H」を意識すると良いでしょう。

【6W3H】
・ WHO(誰が)
WHEN(いつ)
・ WHERE(どこで)
・ WHAT(なにを)
・ WHY(なぜ)
・ WHOM(誰に対して)

・ HOW(どのように)
・ HOW MUCH(いくら)
・ HOW MANY(いくつ)




(2) 伝わりやすい語順

6W3Hを踏まえたうえで、
どのような順番で情報を羅列すれば最も伝わりやすいのでしょうか。



【伝わりやすい語順】
1. いつ
2. どこで
3. 誰が
4. 誰に
5. 何を
6. どうした



1.
昨日、新横浜の貸会議室で、
社長が全社員に向けて今後の経営方針についての説明を行った。

2.
今後の経営方針について、
社長が新横浜の貸会議室で全社員に向けて、昨日行った。

個々人により多少の感覚の違いはあるのかもしれませんが、
1つ目の文章の方が理解しやすいと感じるのではないでしょうか。

情報の内容によっては
あえて順序を入れ替えて
ある1つの項目を強調させる場合もありますが、

新聞やテレビなどほとんどのメディアは
上記の順序を踏襲して情報を伝えています。



(3) 「てにをは」は文脈によって使い分ける

」「」「」「」「」など、
語句と他の語句との関係を示したり、
文章に一定の意味を加えたりする言葉が、「てにをは」と呼ばれます。

てにをは」の使い方を誤ると、文章のつじつまが合わなくなったり、
ニュアンスが異なってくるので要注意です。

たとえば

「私鈴木です」
「私鈴木です」

の2つの文は、それぞれ単体で見れば特におかしくはありません。



しかし、
「鈴木さんはどなたですか」
という問いかけに対して、

「私鈴木です」

と返答すると少し違和感があります。

「私鈴木です」

であれば、質問に対しての返答だとすんなり認識できます。



逆に、

「あなたのお名前を教えてください」

という質問に対してであれば、

「私鈴木です」

と返答すると自然です。
(「鈴木です」と返答した方が自然ですが、便宜上このような表記にしました。)



ただ、最低限、同じ助詞を連続で使用するのは極力避けましょう。

「鈴木さん、XXX大学開催した市民公開セミナーに参加した」

だと少し読みづらい文章になってしまいます。

「鈴木さんは、XXX大学が開催した市民公開セミナーに参加した」
という風に、できるだけ助詞は分散させると良いでしょう。



いずれにせよ文章を作成したあとは一度読み直し、
前後の文章の繋がりがおかしくないかを確認しましょう。



(4) 段落が変わったことを視覚に訴える

段落は読者の理解を助けるために設けるものです。
その意味では読点と同じ役割を果たします。

読点が文の理解を助けるのに対して、
段落は文章の展開に対する理解を助けているわけです。

時折、段落がほとんどない文章を見かけます。
そんな文章には、
どこが内容の切れ目なのかを判断するのに苦労させられます。



下に示すように段落を視覚的に明確するだけでも、ぐーんと読みやすくなります。

・ 段落と段落との間には、
   空行を置くことで読み手に段落が変わったことを伝える。

・ 紙を対象とした無料レポートなどでは、
   段落の開始は、1字下げをする方が良いでしょう。
   Web文章では、1字下げをする必要はありません。




たとえば、
この項の上の方の文章ですが、
下のように段落区切りの空行が全く無い時はどうでしょうか?

読みやすいと思われますか?

段落は読者の理解を助けるために設けるものです。
その意味では読点と同じ役割を果たします。
読点が文の理解を助けるのに対して、
段落は文章の展開に対する理解を助けているわけです。
時折、段落がほとんどない文章を見かけます。
そんな文章には、どこが内容の切れ目なのかを判断するのに苦労させられます。
下に示すように、段落を視覚的に明確するだけでも、ぐーんと読みやすくなります。



第2節 わかりやすい文章表現


(1) 二重否定や曖昧な表現はできるだけ避ける

「嫌だと思わないわけではありません」
「このプロジェクトに参加するのはやぶさかではない」

このように、二重否定(「ないわけではない」)による肯定や、
やぶさかではない」というようなパッと聞いてすぐに意味が処理できないような
言葉遣いはできるだけ使わないようにしましょう。

上記の例のように、「~ではない」と否定の形で終わっていると、
人によっては肯定ではなく否定文として捉え、
発信者側の意図とは
真逆の意味のメッセージとして受け取ってしまう可能性もあります。

あえて表現を濁したい場合もあるとは思いますが、
少なくともビジネス用の文章には使わないほうが賢明です。



(2) 読み手にとってわかりやすい例えを使う

身の回りの広告コピーを見てみると、
何かしらの数値をアピールする場合は
必ずと言っていいほど例えが使われているのに気がつくはずです。

サプリメントや化粧品であれば「レモン1000個分のビタミンC配合」、
テーマパークであれば「東京ドーム20個分の面積」

というように。


単純に商品の効果を表す数値を出すのではなく、
読み手がイメージしやすい例えを添えてあげると一気に訴求力があがります。

ターゲットが明確な場合は、
それほど一般的でなくても彼らが理解できる例えを使うのもいいでしょう。



(3) 誤読を防ぐための読点ルール

読点「」もしくは「、(全角コンマ)」は、語句、文節を明確にする目的で用います。



みなさんは、
読点(文章を区切る「」のこと)はどのような基準で付けられているでしょうか。

これも感覚に頼る要素が多いと思うのですが、
読点は文章を正しく読み進めてもらうためのガイドとしての役割を果たすため、
最低限、下記3つのルールを守った使い方を心がけましょう。



ⅰ) 接続詞の後につける
接続詞とは「しかし」「だから」「つまり」など、
前後の文を繋げる役割をもつ品詞のことです。

基本的には接続詞の後ろに読点をつけておくと、
自然に読みやすい文章になります。



ⅱ) 修飾語がどこにかかっているかが理解できるようにつける
修飾語とは、名詞や動詞を修飾する語句を指し、
「美しい花」であれば「美しい」の部分が、
「友人に会った」であれば「友人に」が「会った」を修飾する語句となります。

修飾語がかかる部分を明確にするために読点を活用します。
「鈴木は怒りながら黙々と作業する田中を見ていた」
という文章であれば、
「怒りながら」と「黙々と」という修飾語がどこにかかるのか曖昧です。

「鈴木は、怒りながら黙々と作業する田中を見ていた」
「鈴木は怒りながら、黙々と作業する田中を見ていた」

という風に、1つ読点をつけることで誤読を防ぐことができます。



ⅲ) 音読時に息継ぎするポイントにつける
読点は文章のリズム感を決定づける要素です。
リズムの良い文章にするためには、
一旦音読してみて自分が息継ぎしたポイントに読点をつけましょう。

ただし、語句あるいは文節のたびに用いるのではなく、優先的な箇所に用いるのが適当です。

1文に1箇所ないし2箇所が「平均の目安」です。

語句を列挙する際の読点(東京、大阪、名古屋)は、この限りではありません。
また、誤読を避けるために語と語の間に入れる読点も同様です。

必要があって長文になった場合には、読点が増える可能性があります。
無理に読点を減らすのではなく、「不要に入れない」とご理解ください。

以上




【参考図書】











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